昆明會(huì)議會(huì)展活動(dòng)參展流程及昆明展覽展示策劃中的注意事項(xiàng)；云南天行拓展管理咨詢會(huì)務(wù)有限公司是云南最早專注于商務(wù)會(huì)獎(jiǎng)?lì)I(lǐng)域，并以專業(yè)化的架構(gòu)，基于客戶需求，市場(chǎng)洞察，整合策劃，向客戶提供全方位市場(chǎng)活動(dòng)服務(wù)的專業(yè)化公司。

會(huì)展和策劃公司在展覽的理性主義和活動(dòng)策劃的制定，不僅可以用來指導(dǎo)會(huì)展活動(dòng)的實(shí)踐，而且可以彌補(bǔ)我們展覽策劃管理基礎(chǔ)理論的不足。更好的幫助企業(yè)達(dá)到自己的目的。會(huì)議會(huì)展活動(dòng)運(yùn)營的管理不能夠照搬，總之歸于顯示經(jīng)濟(jì)需要，需要不斷地創(chuàng)新，很多大企業(yè)將會(huì)展作為產(chǎn)品推銷或爭(zhēng)取訂單的最佳場(chǎng)合，所以，會(huì)議會(huì)展能成功舉辦還應(yīng)該注意幾點(diǎn)，簡(jiǎn)單介紹：


（一）、大型會(huì)議資料準(zhǔn)備必須要注意的事項(xiàng)：

1.在具備好的條件的前提下將參加會(huì)議的來賓的完整資料按人次做好準(zhǔn)備，注意區(qū)分參加會(huì)議的人員的角色（如分成整場(chǎng)會(huì)議的主持、參加會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)、參加會(huì)議的工作協(xié)助人員），資料按照每個(gè)人的角色分別準(zhǔn)備。

2.大型會(huì)議資料較多時(shí)，需要按照整個(gè)會(huì)議議程將會(huì)議的詳細(xì)資料按次序排放，最好裝訂成冊(cè)，編好頁碼，方便參加會(huì)議的工作人員閱讀。

3.當(dāng)參加會(huì)議的各人員因角色不同需要不同的資料時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照來賓或單位將資料以文件袋裝好標(biāo)注資料歸屬人員或單位，方便參加會(huì)議的人員領(lǐng)取。

4.若需要給參會(huì)人員發(fā)放紀(jì)念品或禮品等，應(yīng)當(dāng)與會(huì)議資料一同準(zhǔn)備好，置于資料文件袋中一并發(fā)放給參會(huì)人員。

（二）、會(huì)議通知注意事項(xiàng)：

會(huì)議通知分為口頭通知和書面通知，其中口頭通知只適用于參會(huì)人員較少的非正式會(huì)議，書面會(huì)議通知需注意以下幾點(diǎn)：

1.正式的書面會(huì)議通知應(yīng)包含：簡(jiǎn)要的會(huì)議議程說明、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)等。

2.書面會(huì)議通知應(yīng)通過正式途徑發(fā)送給參會(huì)人員，如OA系統(tǒng)、電子郵箱、網(wǎng)站公布等，如有必要可另行電話通知參會(huì)人員。

（三）、會(huì)議議程安排注意事項(xiàng)：


1.正式會(huì)議開始時(shí)一般需要解釋會(huì)議整體流程，將會(huì)議分為幾項(xiàng)內(nèi)容，如工作匯報(bào)階段、討論階段、工作安排階段等。會(huì)議流程介紹需要整理成正式文檔作為會(huì)議主持的資料裝訂好，一般情況下沒有會(huì)議主持人的情況下可有會(huì)議組織人員介紹會(huì)議流程。

2.安排會(huì)議議程時(shí)應(yīng)考慮到會(huì)議時(shí)間，盡量將會(huì)議時(shí)段安排在正常工作時(shí)段內(nèi)，如如果是跨天的會(huì)議或者占用中晚餐時(shí)間的會(huì)議需要考慮是否安排餐宿問題。


（四）、會(huì)場(chǎng)布置注意事項(xiàng)：

1.正式會(huì)議的會(huì)場(chǎng)應(yīng)提前安排好，并在書面會(huì)議通知中告知參會(huì)人員。

2.正式會(huì)議一般需要安排好參會(huì)人員的坐席并準(zhǔn)備好參會(huì)人員的銘牌，在會(huì)議開始前排好坐席及銘牌。

3.對(duì)于安排好坐席的會(huì)場(chǎng)，應(yīng)在會(huì)議前將會(huì)議資料袋擺放在坐席上。

4.需要用到視頻放映或者開視頻會(huì)議時(shí)，要調(diào)試好會(huì)場(chǎng)的投影儀、調(diào)音臺(tái)、幕布、麥克風(fēng)等器械。

5.注意各項(xiàng)會(huì)場(chǎng)的環(huán)境因素，例如溫度、燈光等，按照實(shí)際情況調(diào)整好。

6會(huì)議組織人員應(yīng)準(zhǔn)備好各項(xiàng)會(huì)議記錄工具，如相機(jī)、攝像機(jī)、錄音筆等，以便于在會(huì)后做好會(huì)議總結(jié)工作。

（五）、現(xiàn)場(chǎng)安排（人員入場(chǎng)時(shí)）注意事項(xiàng)：

1.會(huì)議開始前在會(huì)場(chǎng)入口處設(shè)立接待處，準(zhǔn)備好簽到表，對(duì)參會(huì)人員簽到。

2.會(huì)議資料較少時(shí)可在參會(huì)人員簽到時(shí)分發(fā)給參會(huì)人員。

3.會(huì)議指定車輛乘車期間，與會(huì)代表請(qǐng)隨身攜帶代表證，并在指定車輛乘車，不要隨意換乘車輛，有特殊要求的請(qǐng)及時(shí)與會(huì)務(wù)組聯(lián)系；

4.會(huì)議期間，請(qǐng)遵守會(huì)議時(shí)間安排，互相提醒、互相照應(yīng)，并聽從工作人員的引導(dǎo)；


5.會(huì)議期間，請(qǐng)保管好自己的隨身物品，不要將貴重物品存放在車上；

6.會(huì)議期間，如有特殊情況不能參加集體活動(dòng)，需要暫時(shí)離會(huì)的，請(qǐng)及時(shí)通知會(huì)務(wù)組；

7.會(huì)議休會(huì)期間，組織一些聯(lián)誼活動(dòng)，增進(jìn)了解，加深感情。

8.會(huì)議開始后，及時(shí)掌握會(huì)議的動(dòng)態(tài)，對(duì)會(huì)議的進(jìn)展情況進(jìn)行搜集整理，還要注意安排好會(huì)議期間的記錄人員。


（六）、會(huì)議記錄注意事項(xiàng)：

1、安排好專職的會(huì)議記錄員，對(duì)參會(huì)人員的發(fā)言進(jìn)行記錄（特別是討論性質(zhì)的會(huì)議），記錄內(nèi)容會(huì)后留底。

2、安排專人攝影（攝像、錄音），會(huì)后留底。

（七）、會(huì)議服務(wù)注意事項(xiàng)：

1、安排專人（會(huì)議組織人員或物業(yè)人員）負(fù)責(zé)茶水服務(wù)。

2、舉辦大型會(huì)議或視頻會(huì)議時(shí)，安排專人負(fù)責(zé)操作麥克風(fēng)、調(diào)音臺(tái)、投影儀、視頻設(shè)備等。